Change-Kommunikation für WMS-Projekt

Unser Kunde ist ein innovativer, weltweit führender Anbieter im Beauty-Segment mit einem Portfolio namenhafter Marken für professionelle Anwender ebenso wie für Endverbraucher.

Ausgangslage

Unser Kunde plante eine umfassende Modernisierung seines Warehouse Management System. Das Projekt zielt auf eine vollständige Digitalisierung der Logistikprozesse ab – mit unmittelbaren Auswirkungen auf viele Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten in sämtlichen Bereichen der Logistik sowie auch auf angrenzende Unternehmensbereiche.

Aufgabenstellung ECONSIO

Ein derart tiefgreifender Wandel birgt zwangsläufig Unsicherheit und Veränderungsdruck für die Belegschaft. Um frühzeitig Akzeptanz zu fördern und Reibungsverluste im weiteren Projektverlauf zu minimieren, wurde ECONSIO beauftragt, die projektbegleitende Change-Kommunikation zu entwickeln und umzusetzen. Im Mittelpunkt stand dabei der Aufbau tragfähiger Strukturen für den Dialog zwischen Projektleitung, Führungskräften und den operativen Teams.

Strategische Bedeutung der vorbereitenden Konzeptionsphase

Besonderes Augenmerk lag auf der intensiven strategischen Abstimmung mit der Standortleitung und dem Projektmanagement, die als Basis für alle folgenden Maßnahmen diente. Bereits in der Setup-Phase wurde großer Wert darauf gelegt, nicht nur ein Kommunikationskonzept zu entwickeln, sondern ein gemeinsames strategisches Verständnis über Ziele, Rollen, Kanäle und Erwartungen im Veränderungsprozess zu schaffen.

Die frühzeitige Einbindung der Leitungsebene ermöglichte:

• eine klare Positionierung des Themas „Veränderung“ im Gesamtprojekt,

• das Festlegen realistischer Kommunikationsziele abgestimmt auf die Projektmeilensteine,

• das Identifizieren relevanter Stakeholder und Meinungsbildner sowie

• eine einheitliche und transparente Haltung in der Kommunikation nach innen.

Diese konzeptionelle Phase bildete die Grundlage für eine glaubwürdige, durchdachte und wirkungsvolle Veränderungskommunikation – abgestimmt auf die spezifischen Rahmenbedingungen vor Ort.

Phase 1: Projekt-Setup & strategischer Kick-off

Zu Beginn des Projekts wurde gemeinsam mit der Projektleitung ein organisatorisches Setup definiert: Informationskanäle, Kommunikationsformate und Regeltermine wurden abgestimmt und etabliert.

Darauf aufbauend moderierte ECONSIO aufeinander aufbauend mehrere Führungskräfte-Workshops:

• Mit dem Lenkungskreis wurden zentrale Leitgedanken und Erwartungen an den Change-Prozess formuliert.

• Im Workshops mit dem Führungsteam Logistik/Operations wurden konkrete Maßnahmen und Kommunikationsformate geplant – immer unter Berücksichtigung von möglichen Hindernissen, Zielkonflikten und der Stimmung in den Teams.

• Ergebnis war ein konsensbasierter Fahrplan für die begleitende Veränderungskommunikation, inklusive Verantwortlichkeiten, Formaten und Tonalität.

Phase 2: Start der operativen Change-Kommunikation

Im Anschluss an die Kick-off-Phase wurde die Kommunikation in die Fachbereiche vertieft. Ziel war es, eine belastbare Verbindung zu den operativen Teams herzustellen und erste Rückmeldungen frühzeitig einzuholen:

• In bereichsbezogenen Kurz-Workshops mit Koordinatoren, Teamleitern und Key Usern wurden Meinungsbilder aufgenommen, Erwartungen diskutiert und erste Informationsbotschaften abgestimmt.

• ECONSIO bereitete regelmäßige Informationsmaterialien vor, um eine umfassende, gesteuerte Kommunikation über alle Unternehmensebenen zu ermöglichen.

• Ein Konzept für regelmäßige Info-Loops wurde etabliert. Diese dienen der kontinuierlichen Projektkommunikation und als Frühwarnsystem bei möglichen Widerständen oder offenen Fragen.

Besonderheiten des Projekts

Die Gestaltung von wirksamer und effektiver  Kommunikation benötigte in diesem Projekt zwei wesentliche Säulen: eine tiefe Kenntnis von Logistiksystemen und -prozessen sowie in der Methodik bereichsübergreifender Change-Kommunikation.

Durch die enge Verzahnung von hoher fachlicher Expertise in Logistik und Prozessmanagement (Markus Irmler) und kommunikativem Change-Management (Stephanie Janz) gelang es, operative Teams wie Führungskräfte gleichermaßen zielgerichtet und auf Augenhöhe anzusprechen.

Der frühzeitige Dialog mit Meinungsbildnern in der Organisation bildete die Grundlage für nachhaltige Akzeptanz im weiteren Projektverlauf.

Besonders hervorzuheben ist die strategische Basis für die Projektkommunikation, bei der gemeinsam mit Projektleitung und Standortverantwortlichen ein belastbares Kommunikationsfundament geschaffen wurde – abgestimmt auf Projektrhythmus, Unternehmenskultur und Stakeholderstruktur.

Fazit

In den ersten beiden Phasen wurde ein tragfähiges Fundament für die Veränderungskommunikation geschaffen. Die strategische Abstimmung mit Standortleitung und Projektführung ermöglichte eine strukturierte und zielgerichtete Umsetzung der begleitenden Maßnahmen. Führungskräfte wurden aktiv eingebunden, der Informationsfluss in die Teams aufgebaut und erste Maßnahmen zur Vertrauensbildung erfolgreich etabliert. Damit ist der Standort gut vorbereitet auf den Roll-out der kommenden, operativen Projektphasen.